Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

En kilde til kunnskap

  • Fra kommunene

    Hvordan kommunene skal gå frem for å be om innsyn avhenger av om etterspørselen gjelder materiale fra administrativt arkiv eller rettighetsdokumentasjon. Rettighetsdokumentasjon er som regel personregistre/-mapper fra barnevern, sosial, oppvekst og helse. IKA Kongsberg har etter forvaltningslovens § 11 en veiledningsplikt i forhold til innsyn i deponerte arkiv.

     Veiledning om innsyn i administrativt arkiv  

    Ønsker om innsyn i administrativt arkiv bør sendes på e-post, med mindre du oppgir sensitiv eller taushetsbelagt informasjon. For å unngå unødig ressursbruk bør kommunene først sjekke om arkivmaterialet faktisk er deponert eller om man har det selv. Generelt sett er det viktig at man formulerer forespørselen tydelig. Vi ønsker å vite hvilken informasjon man er ute etter, og gjerne også hva man trenger det til. Gi så fullstendige opplysninger som mulig med relevante kontekster/sammenhenger. Når det gjelder personnavn må man være bevisst på eventuelle navnebytter. Opplys om alternative navn (eller områdenavn) på personer, steder og institusjoner. For eiendommer gi helst både Gnr./Bnr. og gårdsnavn/gatenavn, samt gjerne også eiers navn. Når det gjelder forespørsler om karakterer/vitnemål trenger vi opplysninger om navn, fødselsdato, skole, linje/fag, klasse og år, samt elevens postadresse. Kopi av karakterer blir normalt oversendt skoleinstitusjonen for videre ekspedering.

     Veiledning om innsyn i rettighetsdokumentasjon

    Bestilling av mapper foretas enten av arkivtjenesten eller av virksomhetene selv. Bestilling foretas enten per telefon eller i brevs form. E-post må ikke brukes til bestilling av taushetsbelagte og/eller sensitive opplysninger. Kommunene selv må ta kontakt med IKA Kongsberg der privatpersoner søker informasjon. All utlevering av dokumentasjon skal gå via eierkommunen.  På grunn av sikkerhet skal all originaldokumentasjon som tilbakelånes  sendes rekommandert.