Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS

En kilde til kunnskap

  • Fra privatpersoner

    Hvordan du skal gå frem for å be om innsyn avhenger av hva du ønsker å få tilgang til. Vi skiller mellom det vi kaller administrativt arkiv og rettighetsdokumentasjon. Forenklet sagt er rettighetsdokumentasjon som regel personregistre/-mapper fra barnevern, sosial, oppvekst og helse. IKA Kongsberg har etter forvaltningslovens § 11 en veiledningsplikt i forhold til innsyn i deponerte arkiv.

    Veiledning om innsyn i administrativt arkiv    

    IKA Kongsberg er en forlengelse av eierkommunene og skal blant annet hjelpe kommunene med å oppfylle kravene og intensjonene i arkivloven og offentligloven om tilgjengelighet for almennheten. Tilgjengeligheten består primært i muligheten til å kunne bruke materialet på lesesalen. Det er en fordel å avtale lesesalsbesøk på forhånd. Vi hjelper deg gjerne med å finne arkivmateriale som kan være relevant for å få svar på din problemstilling.

    Ønsker om innsyn i administrativt arkiv bør sendes på e-post, med mindre du oppgir sensitiv eller taushetsbelagt informasjon.

    Generelt sett er det viktig at man formulerer forespørselen tydelig. Vi ønsker å vite hvilken informasjon man er ute etter. Gi så fullstendige opplysninger som mulig med relevante kontekster/sammenhenger. Når det gjelder personnavn må man være bevisst på eventuelle navnebytter. Opplys om alternative navn (eller områdenavn) på personer, steder og institusjoner. For eiendommer gi helst både Gnr./Bnr. og gårdsnavn/gatenavn, samt gjerne også eiers navn. Når det gjelder forespørsler om karakterer/vitnemål trenger vi opplysninger om navn, fødselsdato, skole, linje/fag, klasse og år, samt din postadresse. Kopi av karakterer blir normalt oversendt skoleinstitusjonen for videre ekspedering.

    Veiledning om innsyn i rettighetsdokumentasjon

    Dersom du ønsker innsyn i din mappe, eller annen taushetsbelagt-/ sensitiv informasjon, ta kontakt med den kommunen (fylkeskommune) du sognet til på det tidspunktet du søker informasjon fra. Av formelle og sikkerhetsmessige årsaker har vi ikke anledning til å levere ut denne type informasjon direkte til privatpersoner.