Offentlige arkivers livsløp kan deles inn i tre hovedfaser:
- Aktivt arkiv
Dette er arkiver som kan tilføres ny dokumentasjon. Vanligvis gjelder dette arkiver som er inntil 8 år gamle, men alderen kan variere avhengig av arkivtypen. Ansvar for forvaltning og bruk i denne fasen ligger hos arkivskaperen. - Bortsettingsarkiv
Arkiver som er avsluttet eller periodisert, og som ikke tilføres ny dokumentasjon. Det kan imidlertid være behov for hyppig administrativt innsyn og bruk. Denne fasen varer fra tidspunktet for avslutning/periodisering til arkivet er 25–30 år gammelt, i tråd med Riksarkivarens forskrift (§ 6-2). Arkivskaperen har ansvaret for forvaltning og bruk i denne perioden. - Eldre og avsluttet arkiv
Når arkivene er eldre enn 25–30 år og ute av aktiv bruk, skal de ha gjennomgått prosesser som arkivbegrensning og bevaringsvurdering. Disse arkivene forvaltes i et evighetsperspektiv, med arkivdepotet som ansvarlig for forvaltning og bruk.
Betjening av nyere arkivmateriale
IKA Kongsberg har, for å imøtekomme eierkommunenes behov, i enkelte tilfeller åpnet for deponering av arkivmateriale som er betydelig yngre enn 25 år. Unntaksvis har det blitt inngått avtaler om betaling for betjening av slikt materiale.
Nyere arkivmateriale er ofte mer ressurskrevende å betjene enn eldre materiale, og dette beslaglegger betydelige ressurser hos IKA Kongsberg. Når kostnaden for betjening av disse arkivene dekkes gjennom eiertilskudd, oppstår det en skjevfordeling mellom eierne, avhengig av hvor mye ressurser den enkelte kommune benytter.
For å rette opp i denne ubalansen vil IKA Kongsberg fremover tilpasse tjenestenivået til lovverket. Betjening av administrativt arkivmateriale som anses som aktivt, eller som er yngre enn 25 år, vil bli fakturert til kostpris basert på medgått tid. Dette gjelder både papirbaserte og elektroniske arkiver.
For rettighetsdokumentasjon gjelder en tilsvarende grense på 10 år. Dette bygger på IKA Kongsbergs anbefaling om tidlig deponering av avsluttet rettighetsdokumentasjon, som ofte er tidligere enn kravene i lovverket.
Kostnad: Faktureres til kostpris basert på medgått tid.