Innen offentlig forvaltning behandles det store mengder rettighetsdokumentasjon. Blant annet innen barnevern, sosial, oppvekst og helse. Disse personregistrene dannes i kontakten mellom forvaltningen og innbyggerne, og oppfyller dermed sine primærfunksjoner som informasjonskilder i samtiden. I ettertid fungerer arkivene som informasjons- og dokumentasjonskilder for forvaltningen og innbyggerne, og da spesielt i forbindelse med erstatningssaker og dokumentering av egen historie.
For å kunne etterleve de lovverk som regulerer behandling av personopplysninger, fungerer vi som kommunens kompetanseinstitusjon. Personregistre som er ute av aktiv bruk deponeres til IKA Kongsberg, som er eierkommunenes arkivdepot. Her forvaltes registrene i henhold til lovverket når det gjelder ordning, katalogisering, tilgjengelighet og innsyn.
Vi tilbyr følgende tjenester innen rettighetsdokumentasjon:
- Rådgivning knyttet til håndtering og oppbevaring av fysiske arkiver.
- Kurs og opplæring for kommunens ansatte i arkivdanning og relevant lovverk.
- Utarbeidelse av retningslinjer, rutiner og veiledere.
- Magasinplass for arkiver som er ute av administrativ bruk.
- Betjening av deponert materiale.
- Ordning, katalogisering og listeføring av deponert arkiv.
- Publisering av deponert arkiv på Arkivportalen.
- Ordning av ikke-betjenbare arkiv til kostpris.