Sist oppdatert: 08.01.2026
Generelt:
Personopplysninger er alle opplysninger som kan kobles til deg som person. Dette kan være navn og kontaktopplysninger, men også annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. I denne personvernerklæringen kan du lese om hvilke personopplysninger IKA Kongsberg er behandlingsansvarlig for. Det er viktig for oss at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, og hvordan vi behandler opplysningene, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen. Les her på Datatilsynet om hva en personopplysning er.
Når samler IKA Kongsberg inn personopplysninger:
Vi samler og behandler opplysninger om deg i følgende tilfeller:
- Du har sendt oss en henvendelse
- Du har bedt om innsyn
- Du har meldt deg på et arrangement eller kurs
- Du har søkt jobb hos oss
- Du har bestilt foredrag, kurs eller veiledningsmateriell
- Du er journalist og har tatt kontakt med oss for en uttalelse
- Når du besøker vår hjemmeside (se avsnitt om besøk på nettsiden)
- Som ansatt i IKA Kongsberg samles det inn personopplysninger som et ledd i at arbeidsgiver utfører sine lovpålagte plikter i forhold til det offentlige og slik at blant annet lønn kan utbetales. I tillegg samles personopplysninger som ledd i daglig drift, som f.eks. adgangskontroll, logging av manuell av/påslag av alarm, samt utarbeidelse av hjemmeside.
Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:
- Du er påmeldt kurs, konferanser eller foredrag av dine kollegaer
- En jobbsøker har angitt deg som referanse
Hva vil det si å behandle personopplysninger?
Å behandle personopplysninger vil si å samle inn, registrere, organisere, strukturere, lagre, tilpasse, endre, finne igjen, konsultere, bruke, utlevere ved overføring, tilgjengeliggjøre, sammenstille eller samkjøre, avgrense, slette eller tilintetgjøre opplysninger.
Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine?
Alle som skal behandle personopplysninger må ha et rettslig grunnlag for behandlingen. Dette kalles et behandlingsgrunnlag. For IKA Kongsberg vil det kunne være at vi er forpliktet gjennom avtale eller at vi har en rettslig plikt til behandling av opplysningene.
I enkelte tilfeller kan innsamling og behandling av personopplysninger være basert på samtykke. I slike tilfeller kan du når som helst trekke tilbake samtykket til behandling av opplysningene. Dersom du trekker tilbake samtykket, skal opplysningene slettes. Dette gjelder likevel ikke dersom IKA Kongsberg har bedt om samtykke til flere behandlinger, og du trekker tilbake samtykket for bare ett eller noen av formålene med innsamlingen. Det gjelder heller ikke i tilfeller der arkivloven gir plikt til bevaring. Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandling før samtykket ble trukket tilbake.
I andre tilfeller er det bestemmelser i lov som er behandlingsgrunnlaget. Aktuelle lover er:
- Offentleglova med forskrifter
- Forvaltningsloven
- Arkivloven
- Personopplysningsloven
- Personvernforordningen
Hvilke personopplysninger behandler vi?
IKA Kongsberg behandler blant annet identitetsopplysninger og kontaktopplysninger. Vi behandler også det som kalles særlige kategorier av personopplysninger. Disse skal beskyttes ekstra.
For de opplysningene IKA Kongsberg er behandlingsansvarlig for, kan vi kun behandle opplysninger som er knyttet til bestemte formål. Vi har ikke lov til å behandle flere opplysninger enn nødvendig (formålsbegrensning).
Hvor henter vi personopplysningene dine fra?
En del personopplysninger får vi direkte fra deg, for eksempel ved at du sender oss en forespørsel eller ved at du søker jobb. Vi kan også hente opplysninger fra offentlige myndigheter eller nasjonale register, som Folkeregisteret. I de tilfellene opplysningene er hentet fra slike register, er det gjort med grunnlag i lov eller med ditt samtykke.
Hvordan behandler vi personopplysningene dine?
Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi beskytter dine opplysninger gjennom kryptering, tilgangsstyring basert på tjenstlig behov, logging av endringer og regelmessig sikkerhetskopiering. Vi har også rutiner for håndtering av sikkerhetsbrudd. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene våre, for å gi deg best mulig tjeneste.
Saksbehandling
Behandling av personopplysninger i saksbehandling
Når vi behandler saker, for eksempel innsynskrav, behandler vi personopplysninger som er nødvendige for å utføre våre oppgaver. Dette kan omfatte kontaktinformasjon og andre relevante opplysninger.
Vi bruker sak- og arkivsystemet Acos WebSak, som følger offentlige standarder for elektronisk journalføring og dokumentlagring. Vi følger arkivloven, som innebærer at saksdokumenter lagres på ubestemt tid i vårt arkivsystem.
Arkivplikt, innsyn og offentlighet
Som offentlig organ har vi plikt til å føre postjournal etter offentleglova § 10. All korrespondanse og de opplysninger du gir fra deg i forbindelse med saksbehandling journalføres. Opplysningene vil bli benyttet til å kommunisere med deg, og i saksbehandlingen.
Hovedregelen er at saksdokumenter og journaler er offentlige, med mindre de er unntatt fra innsyn, for eksempel på grunn av taushetsplikt. Opplysninger som skal unntas fra offentlighet, vil bli behandlet på korrekt måte. Kun de som har tjenstlig behov for tilgang til opplysningene, får det. Parter i en sak har som hovedregel innsynsrett etter forvaltningsloven.
Telefon
Når du ringer oss, lagres telefonnummer, tidspunkt og varighet i samtaleloggen hos vår teleleverandør og lokalt på telefonen. Dersom samtalen gjelder en sak, kan det bli skrevet et notat som journalføres. Formålet er å kunne følge opp samtaler ved behov.
E-post og digitale skjema
Vi bruker e-post og digitale skjema for å utføre enkelte av våre oppgaver. Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger sendes kryptert via e-dialog/ svarUt. Saker som krever saksbehandling registreres i vårt sak- og arkivsystem.
Facebook og Instagram
IKA Kongsberg har en offisiell Facebook-side som brukes til uformell informasjon og formidling. Vi har også en Instagram-konto. Kommunikasjon via Facebook og Instagram journalføres normalt ikke. «
Kommentarer på sidene er offentlige. Vi ber om at du ikke deler sensitiv informasjon. Krenkende kommentarer kan slettes, og gjentatte brudd kan føre til utestenging.
Besøk på lesesal
Ved besøk registreres navn og dato. Formålet er statistikk og oversikt over bruk av materialet.
Behandlingsansvarlig:
IKA Kongsberg er behandlingsansvarlig for all innsamling av personopplysninger som bedriften foretar seg. Dette betyr at vi har ansvaret for å beskytte dine data og sikre at de behandles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Som et ledd i dette arbeidet utarbeides det i samsvar med loven en protokoll der all behandling av personopplysninger registreres.
Databehandler:
Når vi behandler personopplysninger på vegne av våre eiere, har IKA Kongsberg rollen som databehandler. I slike tilfeller er det våre eieres ansvar å inngå en databehandleravtale med oss for å sikre at dine personopplysninger behandles på en trygg og lovlig måte.
Databehandleravtaler:
Som behandlingsansvarlig har vi ansvar for å inngå databehandleravtaler med våre underleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. Disse avtalene sikrer at våre databehandlere oppfyller de samme kravene til personvern og datasikkerhet som vi gjør.
Kontakt IKA Kongsbergs personvernombud
IKA Kongsberg har et eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan IKA Kongsberg behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter overfor IKA Kongsberg. Personvernombudet har taushetsplikt.
Kontaktopplysninger til personvernombudet: Terje Andersson, E-post: terje@ikakongsberg.no, Tlf: 95 16 10 10.
Besøk på nettsiden
Vi benytter analyseverktøyet Plausible for å finne ut hvordan besøkende benytter seg av nettsidene våre slik at vi kan optimalisere brukeropplevelsen. Plausible sporer, samler og lagrer ikke personlige data.
Dine rettigheter
Du kan be om:
- Innsyn i alle personopplysninger vi har lagret om deg, hva de brukes til, hvor lenge vi lagrer de og hvor dataene er hentet fra.
- Retting, endring og sletting av dine personopplysninger etter gjeldene lovverk
- Du har også rett til å trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt, dersom et samtykke er grunnlaget for vår lagring av dataene.
For innsyn i informasjon vi oppbevarer på vegne av kommuner eller fylkeskommuner, må du ta kontakt direkte med dem.
Dersom du ønsker å utøve en eller flere av dine rettigheter, vennligst kontakt oss. Vi svarer på henvendelsen så snart som mulig, og senest innen 30 dager.
For mer informasjon om dine rettigheter, se Datatilsynets oversikt: Dine rettigheter.
Klager
Dersom du har innvending til hvordan vi samler, lagrer eller bruker dine personopplysninger og/eller mener at det er i strid med vår personvernerklæring eller personvernloven, kan du sende en klage til Datatilsynet: Datatilsynet.
Endringer i vår personvernerklæring
Endringer i vår personvernerklæring vil gjøres ved behov. Eventuelle endringer vil bli lagt ut i dette dokumentet. Ved større endringer, eller endringer som får konsekvens for deg, vil vi først og fremst informere deg gjennom kontaktinformasjon du har gjort tilgjengelig for oss, eller innhente samtykke der berettiget interesse ikke vil være tilfredsstillende.
Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort, kan du kontakte oss på postmottak@ikakongsberg.no.