Lurer du på hva som skjer på IKA Kongsberg?
Vi vil gjerne dele mer av arbeidet vi gjør her på IKA Kongsberg og annet aktuelt arkivnytt. Kom gjerne med innspill til tematikk, innhold og frekvens. Vi har en ambisjon om at nyhetsbrevet fra IKA Kongsberg skal bli sendt ut en gang i måneden.
I dette nyhetsbrevet kan du lese om: ny anbefaling om bevaring av pasient- og journalopplysninger og informasjon om webinar, Arkivlederseminaret 2026, dokumentasjon av den nasjonale sørgeperioden etter Hans Majestet Kong Harald Vs bortgang, Modum deponerer kart og tegninger og Brukerforum
NY ANBEFALING OM BEVARING AV PASIENT- OG JOURNALOPPLYSNINGER OG INFORMASJON OM WEBINAR
Ny anbefaling om bevaring av pasient – og journalopplysninger og informasjon om webinar
Tidligere har IKA Kongsberg anbefalt merbevaring av mors-serier og andre pasientopplysninger som ifølge arkivregelverket ikke skulle bevares for ettertida. I forbindelse med bytte av EPJ og arbeid med deponering av pasientopplysninger, har IKA gjort en ny vurdering. Vi anbefaler nå å følge gjeldende lovverk.
Det som skal bevares for ettertida er pasient – og journalopplysninger fra helsestasjon (inkludert jordmortjeneste for gravide), skolehelsetjeneste, tannhelse, rusomsorg og psykososial omsorg. I nytt arkivregelverk er det ikke gitt oppbevaringstider for øvrige helseopplysninger, men Nasjonalarkivet anbefaler i forarbeidene til den nye bevaringsforskrifta de samme oppbevaringstidene som i Riksarkivarens forskrift.
Helseopplysninger som ikke skal bevares for ettertida, skal ikke til IKA Kongsberg. Dersom arkiveier likevel vurderer at materialet skal merbevares, kan det deponeres. IKA kan vurdere bevaring/kassasjon sammen med eier. Pasientopplysninger fra tverrfaglige tjenester er et eksempel på arkiv som kan være vanskelig å vurdere, og som kan være bevaringsverdig.
Unntaksvis kan arkiv som blir deponert på grunn av plassmangel eller lignende i kommunen, kasseres på et senere tidspunkt dersom eier ønsker det. Dette arbeidet vil være en betalt tjeneste. Kostnader knyttet til kassasjon som eventuelt foretas på allerede deponert materiale, vil ikke belastes kommunen.
Disse anbefalingene gjelder hovedsakelig for analoge arkiver. For elektroniske arkiver gjelder egne anbefalinger. Flere av eierne deponerer nå EPJ for pleie- og omsorgstjenestene, og IKA utarbeider innsynsløsning for disse systemene.
IKA Kongsberg vil holde et webinar om deponering av pasient – og journalopplysninger onsdag 23. september kl. 09.30-11.30, der det vil bli anledning til å stille spørsmål.
Det er sendt ut et eget informasjonsbrev til alle eiere om nye anbefalinger for bevaring av pasient – og journalopplysninger med noe mer informasjon.
ARKIVLEDERSEMINARET 2026: FAGLIG PÅFYLL, ERFARINGSDELING OG AKTUELLE UTFORDRINGER
31. august og 1. september samlet IKA Kongsberg arkivledere fra eierkommunene og eierfylkeskommunene til årets arkivlederseminar i Sandefjord. Årets tema var «Fra regelverk til praksis – arkiv, beredskap og styring», med særlig vekt på nytt arkivregelverk, arkivberedskap, internkontroll og dokumentasjonsforvaltning.
På første dag bidro blant andre nasjonalarkivar Inga Bolstad, Harald Sommerstad og Ingrid H. Lyngmo fra Nasjonalarkivet. Deltakerne fikk også med seg en paneldebatt om utfordringer og muligheter knyttet til innføringen av nytt arkivregelverk, før dagen ble avsluttet med det engasjerende foredraget «Alle kan bli lurt, men du kan også bli lurere!» ved Eddie Strandengen fra Etisk hacker.
Dag to rettet oppmerksomheten mot beredskap og internkontroll. Sigurd Edvardsen fra Sandefjord kommune delte erfaringer fra kommunens beredskapsarbeid, Anders Sandaas presenterte internkontrollpraksis i Porsgrunn kommune, og Lene Koppangen fra Kongsbergregionens dokumentsenter presenterte læringspunkter fra K-DOK. IKA Kongsberg bidro også med innlegg om arkivberedskap som utviklingsområde, før seminaret ble avsluttet med gruppearbeid om dokumentasjonsplaner etter nytt regelverk.
Presentasjonene fra seminaret vil bli sendt til eierkommunene og deltakere. Det ble også gjort opptak av flere av innleggene. På grunn av varierende lydkvalitet vil opptakene ikke bli publisert, men de som ønsker tilgang til opptakene kan ta kontakt med IKA Kongsberg.
Arkivlederseminaret er en viktig møteplass for faglig oppdatering, erfaringsdeling og samarbeid mellom IKA Kongsberg og eierkommunene.
DOKUMENTASJON AV DEN NASJONALE SØRGEPERIODEN ETTER HANS MAJESTET KONG HARALDS Vs BORTGANG
I forbindelse med Hans Majestet Kong Harald Vs bortgang får IKA Kongsberg spørsmål fra flere av eierne våre om innsamling og bevaring av minnemateriale.
Kondolanseprotokoller fra den enkelte kommune kan enten sendes til Slottet via lokal statsforvalter, som leverer protokollene samlet til Slottet. Dersom dette ikke er ønskelig, kan de deponeres til IKA Kongsberg.
Annet minnemateriale som legges ned ved spontane minnesteder, eventuelt skapes på skoler og andre virksomheter, bør dokumenteres og samles inn med varsomhet.
Kommunene kan selv samle det de ønsker av brev, hilsener og tegninger på papir og deponere til IKA Kongsberg. Vi tar ikke imot gjenstander. Blomster, lys, bamser og lignende kan dokumenteres med foto og film før materialet samles inn. Dersom det er mulig, bør minnestedene som helhet dokumenteres over flere dager. Dokumenter også enkelte detaljer.
Regjeringen og Nasjonalarkivet har publisert veiledere for den nasjonale sørgeperioden og dokumentasjon og bevaring av spontane minneuttrykk, og vi anbefaler å følge disse veilederne:
Hans Majestet Kong Haralds bortgang – Veiledning til den nasjonale sørgeperioden – regjeringen.no
MODUM DEPONERER KART OG TEGNINGER
Mange kommuner har fortsatt kart og tegninger med stor dokumentasjonsverdi som bør bevares for fremtiden. Den 25. august bistod to rådgivere fra IKA Kongsberg Modum kommune med deponering av en samling kart og tegninger.
Som en del av oppdraget ble det gjennomført arkivbegrensning, bevaringsvurderinger og pakking av materialet. Samlingen skal nå deponeres hos IKA Kongsberg, hvor kartene og tegningene vil bli identifisert, registrert og pakket etter gjeldende standarder.
Arbeidet bidrar til å sikre at viktig dokumentasjon blir bevart og gjort tilgjengelig for fremtiden.
BRUKERFORUM
Høstens første møte i Brukerforum ble avholdt 28. august. Arbeidet med gråsoner i tjenestebeskrivelsen ble videreført, og temaet blir et fast punkt på agendaen fremover. Forumet drøftet blant annet kompetansenivå, bistandsbehov og prioriteringer innenfor tilgjengelige ressurser.
Det ble også gitt status for oppfølgingen av samling og deltakelse under Kongsberg Agenda, etableringen av Strategisk digitalt råd, samt videre planer for webinarer og Kafferteams.
Valg av representanter til Brukerforum og informasjon om forumets presentasjon under Arkivlederseminaret i Sandefjord var også tema for møtet.
Fra 1. september 2026 består Brukerforum av følgende representanter:
- Vårin Lyngstad König, Skien kommune
- Ingrid Frostholm Larsen, Gol kommune
- Linda Gjeitanger, Sandefjord kommune
- Bengt Ole Ekrem, Telemark fylkeskommune
- Lene Marie Koppangen, Kongsbergregionen dokumentsenter (K-DOK)
Les mer om Brukerforum og se referatene her: IKA Kongsbergs brukerforum – IKA Kongsberg