Lurer du på hva som skjer på IKA Kongsberg?
Vi vil gjerne dele mer av arbeidet vi gjør her på IKA Kongsberg og annet aktuelt arkivnytt. Kom gjerne med innspill til tematikk, innhold og frekvens. Vi har en ambisjon om at nyhetsbrevet fra IKA Kongsberg skal bli sendt ut en gang i måneden.
I dette nyhetsbrevet kan du lese om: nytt arkivregelverk, webinar om forvaltningsloven, Brukerforum, fagdag i Gol kommune, besøk fra Nasjonalarkivet, vår nye side «Bestill dokumentasjon, åpen dag hos Mycoteam og oppdatert egenerklæringskjema for deponering.
NYTT ARKIVREGELVERK FRA 1. JANUAR 2026
1. januar 2026 trådte det nye arkivregelverket i kraft. Regelverket består av lov om dokumentasjon og arkiv, arkivforskriften og bevaringsforskriften, og erstatter tidligere bestemmelser. Regelverket er utviklet for en digital forvaltningshverdag og skal være enklere å forstå, mer teknologinøytralt og gi virksomheter større handlingsrom til å finne løsninger som passer egen organisering og teknologi.
Endringene omfatter blant annet et utvidet virkeområde, økt fleksibilitet i forvaltningen, krav om digital avlevering for statlige arkiv og tydeligere rammer for bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv. Nasjonalarkivet har også fått sanksjonsmuligheter ved brudd på regelverket.
Samtidig endret Arkivverket navn til Nasjonalarkivet. Navneendringen skal synliggjøre etatens rolle som nasjonal arkivmyndighet med ansvar for bevaring, tilsyn og tilgjengeliggjøring av arkiv og dokumentasjon.
WEBINAR OM FORVALTNINGSLOVEN 5. MARS OG 9. MARS
På bakgrunn av en bestilling fra IKA Kongsbergs Brukerforum inviterer vi til webinar om forvaltningsloven. Brukerforumet har påpekt behovet for styrket kompetanse på områder som er relevante for saksbehandlere, og som ligger i randsonen av det tradisjonelle arkivfaglige ansvaret. Kurs i offentleglova og forvaltningsloven inngår derfor i vår tjenestebeskrivelse under «Andre forespørsler».
Webinaret gjennomføres av advokat Kurt O. Bjørnnes og gir en praktisk gjennomgang av sentrale regler og problemstillinger i forvaltningsloven, med særlig relevans for kommunal saksbehandling.
Påmeldingen til webinaret 5. mars er nå stengt grunnet stor interesse. Det ekstra webinaret vi har satt opp 9. mars er også i ferd med å bli fulltegnet.
Vi planlegger også et eget webinar om offentleglova, som får egen invitasjon. Planlagt dato for dette webinaret er 4. november 2026.
Les invitasjonen her: Invitasjon til webinar om forvaltningsloven 5. mars og 9. mars – IKA Kongsberg
For eiere som ønsker fysisk kurs i forvaltningsloven eller offentleglova, finnes mer informasjon her: https://www.ikakongsberg.no/fysiske-kurs-i-forvaltningsloven-og-offentleglova
BRUKERFORUM
Første møte i Brukerforumet i 2026 ble avholdt 30. januar. Arbeidet med å utarbeide mandat og etablere arbeidsgrupper for digitale og arkivfaglige utfordringer settes i gang denne våren.
Brukerforumet fungerer som en viktig arena for dialog mellom IKA Kongsberg og eierkommunene. I tillegg til fast møtevirksomhet tilbyr vi en rekke faglige møteplasser gjennom året, blant annet webinarrekken, arkivlederseminaret og Kaffeteams.
Forumet diskuterte også gråsoner i tjenestebeskrivelsen – et tema som vil bli fulgt opp videre på neste møte. Deltakelse på Kongsberg Agenda i fjor var en positiv erfaring som Brukerforumet ønsker å videreføre i 2026.
Les mer om Brukerforumet og se referatene her: IKA Kongsbergs brukerforum – IKA Kongsberg
FAGDAG I GOL KOMMUNE
14. januar arrangerte arkivtjenesten i Gol kommune i samarbeid med IKA Kongsberg fagdag for kommunens virksomhetsledere. Agendaen var bevisstgjøring om viktigheten av arkiv i samtid, fremtid og ettertid. To av IKA Kongsberg sine ansatte bidro med innlegg om blant annet offentlighet, nytt arkivlovverk og beredskap. Arkivtjenesten i Gol kommune presenterte sin strategi- og dokumentasjonsplan.
BESØK FRA NASJONALARKIVET
IKA Kongsberg hadde nylig besøk av nasjonalarkivar Inga Bolstad, kommunikasjonsdirektør Kenneth Vikse og områdedirektør for tilgjengeliggjøring, AnnaMaria Tonnvik. Besøket ønsket innsikt i hvordan kommunale arkivinstitusjoner (KAI) arbeider, og fikk en omvisning med eksempler på våre løsninger innen bevaring, tilgjengeliggjøring og formidling.
I magasinet fikk Inga Bolstad holde den første formannskapsprotokollen fra Hemsedal kommune – et arkivstykke med personlig betydning, ettersom hun selv har røtter i Hemsedal.
Besøket ga gode samtaler om arkivsektorens utvikling og videre samarbeid mellom KAI‑institusjonene og Nasjonalarkivet.
BESTILL DOKUMENTASJON
Vi har publisert en ny side på våre nettsider: Bestill dokumentasjon. Målet er å gjøre det enklere for både eiere og publikum å finne riktig kontaktpunkt og bestille dokumentasjon på en trygg og effektiv måte.
På siden finner du oversikt over kontaktinformasjon, retningslinjer for bestilling og løsninger for trygg oversendelse av informasjon. Du finner også informasjon om hvordan du sender innsynsforespørsler, hva som bør inkluderes i en forespørsel, og eget skjema for bestilling av vitnemål og karakterutskrifter.
Les mer og gå direkte til siden her:
https://www.ikakongsberg.no/bestill-dokumentasjon
ÅPEN DAG HOS MYCOTEAM
IKA Kongsberg var representert ved Hanne Langslet Johnsrud på Mycoteams åpne dag i Nydalen 15. januar. Besøket ga innblikk i analyser i laboratoriene, demonstrasjoner av fuktmåling og råtedrill, samt foredrag om soppskader, brannskader og skadedyr. Kunnskapen styrker vårt arbeid med prøvetaking, vurdering og sanering av mugg i arkivmateriale. IKA Kongsberg bruker Mycoteam for analyse av muggprøver og rådgivning om håndtering av mugg og skadedyr.
OPPDATERT EGENERKLÆRINGSSKJEMA FOR DEPONERING
Egenerklæringsskjemaet som brukes ved deponering av papirarkiv og foto er nå oppdatert. På samme side finner dere også øvrige veiledere og vedlegg som kan bidra til å forenkle deponeringsarbeidet. Innholdet vil fortløpende holdes oppdatert slik at kommunene alltid har tilgang til gjeldende rutiner og maler.
Skjema og veiledere finner dere her:
https://www.ikakongsberg.no/for-kommunen/veiledere/deponering-av-papirarkiv-og-foto