IKA Innsyn er IKA Kongsbergs helhetlige løsning for å sikre trygg og effektiv tilgang til elektronisk arkivmateriale. Løsningen gir saksbehandlere i eierkommunene og -fylkene direkte tilgang til data fra avsluttede fagsystemer, uten behov for kostbare konverteringer eller ekstra lisenser. IKA Innsyn er basert på arkivuttrekk i SIARD-format, og bidrar til at arkivene oppfyller kravene i arkivlovgivningen. Løsningen tilbys som en sikker skyløsning, og brukes nå av over 250 ansatte i både kommuner og fylkeskommuner.
Vi har snakket med Hayarpi Khachatryan, enhetsleder for arkiv og dokumentforvaltning i Buskerud fylkeskommune, om deres erfaringer med løsningen.
Hva var bakgrunnen for at Buskerud tok i bruk IKA Innsyn?
Buskerud fylkeskommune ønsket å dekke behovet for skoleadministrative oppgaver ved innsyn eller bestilling av fagdokumentasjon og vitnemål.
Hvordan brukes IKA Innsyn i fylkeskommunen i dag, og hvilke system har dere tilgang til?
Vi har tilgang til Extens, det skoleadministrative fagsystemet.
– Hvilke brukergrupper benytter løsningen, og til hvilke formål?
Brukergruppen er skolekonsulenter som skal hente inn dokumentasjon for innsyn eller ved bestilling av fagdokumentasjon eller nye vitnemål. Formålet er at administrasjonsmedarbeidere på videregående skoler skal kunne hente inn data for tidligere elever ved innsyn eller ved utstedelse av nye vitnemål og kompetansebevis.
Hvordan oppleves brukervennligheten?
For saksbehandlere er det veldig enkelt og brukervennlig. Det er lett å søke og skrive ut dokumentasjon.
Har bruken av IKA Innsyn gitt administrative eller økonomiske gevinster?
Det er litt for tidlig å si om vi har fått redusert ressursbruk, men vi kan trygt si at det har blitt enklere å håndtere innsyn. Bakgrunnen for å ta i bruk løsningen er at vi ønsker å unngå papirarkiver, og kun benytte digitale løsninger. Vi har som mål å bli en papirfri fylkeskommune og ikke ha gamle arkiver liggende ute i virksomhetene.
Vil dere anbefale IKA Innsyn til andre fylker eller kommuner?
Ja, vi kan absolutt anbefale det – og jeg har allerede gjort det til mine lederkollegaer i Akershus og Østfold. IKA Innsyn hjelper saksbehandlere fordi det er lett tilgjengelig og dermed også forkorter behandlingstiden for innsynsbegjæringer.
