Dokumentasjonsplan – Fase 7 – Løpende drift og årlig revisjon

Fase 7 – Løpende drift og årlig revisjon

I fase 7 inngår dokumentasjonsplanen i den løpende driften. Fasen omfatter årlig revisjon, oppfølging av internkontroll og etterlevelse, oppdatering av planens grunnlag og innhold, oppfølging av risiko og tiltak samt rapportering og ledelsesforankring.

7.1 Gjennomføre årlig revisjon av dokumentasjonsplanen

7.1.1 Planlegge årlig revisjon av dokumentasjonsplanen

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Kommunedirektørens stab (ved behov)
7.1.2 Gjennomføre revisjon av dokumentasjonsplanen

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser

7.2 Følge opp internkontroll og etterlevelse

7.2.1 Gjennomføre årlig kontroll av etterlevelse i enhetene

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser
  • Enhetsledere
7.2.2 Gjennomføre restansekontroll og journaloppfølging

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser

7.3 Oppdatere dokumentasjonsplanens grunnlag og innhold

7.3.1 Oppdatere systemoversikt og systemdokumentasjon

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
7.3.2 Oppdatere bestandsoversikt og fysisk arkiv

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser
7.3.3 Oppdatere rutiner og dokumentasjon

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Kvalitets-/internkontrollressurs

7.4 Oppdatere risiko og følge opp tiltak

7.4.1 Oppdatere risikovurdering

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
7.4.2 Følge opp avvik og tiltaksplan

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Kvalitets-/internkontrollressurs
  • Relevante enhetsledere (ved behov)

7.5 Rapportering og ledelsesforankring

7.5.1 Sammenstille status og grunnlag for ledelsesbehandling

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
7.5.2 Behandle dokumentasjonsplan og status i ledelsen

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Kommunedirektør
  • Ledergruppe
7.5.3 Oppdatere versjonslogg og publisere endringer

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Arkiv/digital drift