Gol kommune har vært medeier i IKA Kongsberg siden etableringen i 1992. Vi har snakket med kommunedirektør Hege Mørk om samarbeidet med IKA Kongsberg, utviklingen av arkivarbeidet i kommunen og hvilke utfordringer og behov hun ser fremover.
Er det noe i samarbeidet eller tjenestene fra IKA Kongsberg som du opplever som særlig nyttig for Gol kommune?
Kjernetjenestene er viktige for oss. Vi benytter oss av tjenester som depot, innsyn, kommunekontakt, rådgivning, kurs og opplæring. Vi ser på IKA Kongsberg som en god kollega på nabokontoret. Arkivledersamlinga der vi kan bygge nettverk setter vi også stor pris på. Gol kommune v/fagansvarlig dokumentasjonsforvaltning har også hatt en plass i brukerforumet siden oppstarten i 2024, noe som gir oss muligheten til å påvirke utviklinga av tjenestene.
Hvordan opplever du at arkivarbeidet i kommunen har utviklet seg siden du startet som kommunedirektør i 2007?
Først og fremst har det skjedd en stor grad av digitalisering og innføring av nye digitale fagsystemer i kommunene. Det har vært store endringer i hvordan kommunen skaper, håndterer og lagrer dokumentasjon. Kort fortalt har arkivarbeid gått fra å være en støttetjeneste til å bli en viktig del av kommunens digitale infrastruktur. Arkiv sees nå som en del av informasjonsforvaltningen. De siste årene ser man utviklingen fra lokale servere til skylagring og fellesløsninger. Og at man går fra manuelle prosesser til mer automatisering. KI er på full fart inn i arkivfaget og arkivregelverket er fornyet til mer moderne standarder.
Dette krever en helt annen kompetanse og forståelse for dokumentforvaltning.
Den daglige bruken av og interessen for arkivene har økt mye. Det er stor interesse for innsyn både i forvaltningssaker og rettighetsdokumentasjon. Vi dokumenterer mye mer i dag enn tidligere fordi vi skaper mye mer dokumentasjon. Det er også mye strengere krav til internkontroll og oppfølging av arkivene.
På hvilken måte mener du at et interkommunalt arkiv kan bidra til å styrke kommunens forvaltning og tjenester?
Ved å være en veiledende og rådgivende ressurs både under arkivdanning og avslutning av arkiver, slik som overføring av avslutta fagsystemer. Det er en trygghet for oss å vite at IKA Kongsberg har sikre og profesjonelle depotløsninger for både digitalt og fysisk arkivmateriale. Dette gir oss bedre datagrunnlag og høyere kvalitet i tjenestene til innbyggerne, blant annet ved å kunne tilgjengeliggjøre arkivene.
Vil også nevne at for små kommuner med lite fagmiljø er IKA Kongsberg en viktig samarbeidspartner og et talerør inn mot nasjonale aktører.
Hva ser du som de viktigste behovene eller utfordringene innen arkivområdet fremover?
Et viktig behov innen arkivområdet er at tjenesten må bli bedre på å understøtte det å bygge helhetlige og brukervennlige digitale tjenester. Den digitale utviklinga der det skapes store mengder dokumentasjon i mange ulike digitale verktøy skaper store utfordringer med å ivareta dokumentasjonsforvaltningen i hele livsløpet til systemene. Det er lite felles standarder for digitalisering av arkiv, noe som hemmer effektiv datadeling og samarbeid.
Dette gjør det vanskelig å bygge helhetlige og brukervennlige digitale tjenester, og fører til varierende kvalitet på dokumentasjonen. Ulik praksis svekker datakvaliteten, tilgangen til dokumentasjonen og evnen til å bruke data på tvers av sektorer, noe som er avgjørende i framtida når vi må ha brukerperspektivet i fokus.
KI-relaterte utfordringer er også noe vi vil se mer av, og ikke minst det å innse at et velfungerende arkiv og arkivtjeneste er god beredskap.
Hvordan opplever du regionsamarbeidet i Hallingdal på arkivområdet, og hvilken betydning har dette samarbeidet for Gol kommune?
Gol kommune har lederen i faggruppa som ivaretar det regionale samarbeidet innen arkivområdet, og vi prioriterer å bruke en del tid på dette samarbeidet. Samarbeidet gir oss lavere kostnader ved innføring av nye digitale systemer. Vi samarbeider også om å ha felles rutiner og strategiske planer for arkivarbeidet. Et stort arbeid som utarbeiding av dokumentasjonsplan ble fordelt på kommunene med mål om en felles dokumentasjonsplan. For nye medarbeidere i kommunene betyr dette at man har et nettverk man kan benytte seg av.
Er det noe annet du ønsker å legge til om samarbeidet eller om arkivets rolle i kommunen?
Vi ser på IKA Kongsberg som en sparringspartner for gjensidig kompetanseutvikling. At IKA Kongsberg kommer ut til kommunene ser vi på som positivt. Vi har arrangert fagdager med IKA Kongsberg det siste året, og det har vært bredt oppmøte med deltakere fra toppledelsen i kommunen til saksbehandlere i de minste avdelingene. Dette har hjulpet oss med å øke forståelsen av at arkivet er fundamentet for etterprøvbarhet, innsyn og borgernes rettigheter, og at arkivet er en nøkkel til datadrevet utvikling, automatisering og smartere tjenester.
De siste årene har vi brukt IKA Kongsberg til en tettere involvering og påkobling i digitale prosjekter. Dette gjør at IKT også får bedre forståelse for hva et digitalt arkiv krever av oppfølging.
Fakta om Gol kommune
Fylke: Buskerud
Innbyggertall: ca. 4 900 (2026)
Areal: ca. 514 km²
Administrasjonssenter: Gol
Medeier i IKA Kongsberg: siden 1992
Kilde: Store norske leksikon (snl.no)