Lurer du på hva som skjer på IKA Kongsberg?
Vi vil gjerne dele mer av arbeidet vi gjør her på IKA Kongsberg og annet aktuelt arkivnytt. Kom gjerne med innspill til tematikk, innhold og frekvens. Vi har en ambisjon om at nyhetsbrevet fra IKA Kongsberg skal bli sendt ut en gang i måneden.
I dette nyhetsbrevet kan du lese om møte med Det sveitsiske føderale arkiv, kommende Kaffeteams, avleveringen av jordmorprotokoller fra Hof, Arkivlederseminaret 2026, status i kartleggingen av fagsystemer, webinar om nytt arkivregelverk 28. april, prosjektgruppen for EPJ, webinarene om forvaltningsloven og offentleglova, Nasjonalarkivets nye veileder for risikovurdering og fysisk sikring av arkiv, to nyutlyste rådgiverstillinger og opptak fra webinarrekken Arkiver i krisetid.
MØTE MED DET SVEITSISKE FØDERALE ARKIV
17. februar deltok Nasjonalarkivet og IKA Kongsberg i et møte med Det sveitsiske føderale arkiv på Sognsvann i Oslo. Fra Sveits deltok direktør Philippe Künzler og assisterende direktør Stefan Kwasnitza. Begge representerte det sveitsiske føderalarkivet i dialogen om digitale løsninger, innsyn og videreutvikling av arkivfaglige metoder.
Møtet besto av faglige presentasjoner fra de tre deltagende virksomhetene. Nasjonalarkivet orienterte blant annet om bruk av kunstig intelligens i arkivsektoren, mens delegasjonen fra Sveits presenterte innsynsløsningen LINDAS og chatbotfunksjonen «Gatekeeper». IKA Kongsberg viste fram egne løsninger, og særlig IKA Innsyn fikk stor oppmerksomhet.
I den tekniske delen av møtet demonstrerte vår utvikler Pelle Iversen IKA Innsyn for Familia. Delegasjonen fra Sveits uttrykte interesse, og det ble videre diskutert utviklingsløp, bruk av SIARD-uttrekk og muligheter for samarbeid i et utviklerforum. SIARD-formatet, som benyttes for langtidsbevaring av relasjonsdatabaser, er utviklet av Det sveitsiske føderale arkiv, og assisterende direktør Kwasnitza har i en årrekke vært sentral i dette arbeidet.
Det ble også løftet spørsmål om IKA Kongsberg kan være betatester for enkelte av deres kommende løsninger. Dette vurderes videre. Dialogen fortsetter, og ytterligere dokumentasjon fra møtet er mottatt.
KAFFETEAMS 24. MARS
Vi minner om neste Kaffeteams 24. mars kl. 14.30–15.30. Kaffeteams er et uformelt og brukerstyrt forum som gir en arena for å diskutere aktuelle spørsmål og problemstillinger innen arkiv og dokumentasjonsforvaltning.
På Kaffeteams-møtet i mars vil Nasjonalarkivet gi en orientering om nytt arkivregelverk og svare på spørsmål fra deltakerne.
Kommende Kaffeteams–datoer i 2026:
- 24. mars – nytt arkivregelverk, innledning ved Nasjonalarkivet
- 2. juni – tema kommer senere
- 20. oktober – tema kommer senere
- 8. desember – tema kommer senere
Alle møtene holdes kl. 14.30–15.30. Vi håper mange har anledning til å delta.
JORDMORPROTOKOLLER FRA HOF
To jordmorprotokoller fra Hof ble 25. februar avlevert til IKA Kongsberg fra etterkommere av jordmødrene Maren Holtung (f. ca. 1830) og Emma Vallumrød (f. ca. 1874). De to var mor og datter, og begge tjenestegjorde som jordmødre i Hof kommune. Protokollene ble funnet i jordmorvesken etter Emma.
Hof jordmordistrikt omfattet tidligere flere kommuner, blant annet Botne og Lardal, og trolig også Våle, Ramnes og Sande. Den eldste protokollen dekker perioden 1902–1912 og inneholder hovedsakelig fødsler i Hof. Den andre dekker 1926–1940 og omfatter fødsler i Hof, men også blant annet Holmestrand, Botne og Ramnes.
ARKIVLEDERSEMINARET 2026 – HOLD AV DATOENE
IKA Kongsberg inviterer til Arkivlederseminaret 2026, som arrangeres i Sandefjord 31. august–1. september på Park Hotell Sandefjord.
Programmet begynner å ta form og vil ha særlig fokus på nytt arkivregelverk, samt internkontroll og beredskap. Detaljert program publiseres senere.
Vi planlegger å sende ut invitasjon i uke 22, og anbefaler at dere allerede nå holder av datoene.
KARTLEGGING AV FAGSYSTEMER – digitalt skapte arkiv (DSA)
Siden 1. desember i fjor har vi fått inn 28 svar på vår kartlegging av planlagte deponeringer av elektroniske uttrekk i 2026. For at vi skal være best mulig rustet og ha god kapasitet til å ta imot uttrekkene, setter vi pris på alle svarene. Det er til stor nytte å vite hva som planlegges deponert i ulike kvartal gjennom året. Mottatte svar fra eierne er satt inn i en oversikt med systemnavn og datoer for planlagt deponering. Denne oversikten vil bli brukt for videre oppfølging sammen med den enkelte kommune/fylkeskommune.
WEBINAR OM NYTT ARKIVREGELVERK
IKA Kongsberg arrangerer et webinar om oppfølging av nytt arkivregelverk tirsdag 28. april kl. 12.00–13.00. Vi tar gjerne imot innspill og problemstillinger som kan være aktuelle å belyse i webinaret. Hold av datoen, egen invitasjon sendes ut senere.
PROSJEKTGRUPPE – EPJ
Prosjektgruppen hadde sitt siste møte 13. februar. Flere av regionene har ennå ikke valgt nytt EPJ-system, men det er planlagt at beslutningene skal fattes i løpet av mars.
IKA Kongsberg har kommet langt i utviklingen av innsynsløsningen for Profil, og løsningen ble presentert i møtet. Det har vært noen forsinkelser knyttet til overleveringen av systemet Cosdoc, men dette er nå på plass. Arbeidet med IKA Innsyn for Cosdoc er i startfasen, og det pågår utvikling av en løsning for håndtering av dokumenter som er kryptert i det opprinnelige systemet.
Prosjektgruppen består av representanter fra IKA Kongsberg, Kongsbergregionen, Hallingdalsregionen, DigiTV (Telemark og Vestfold) samt representanter fra kommunene Skien, Hole og Sandefjord.
FORVALTNINGSLOVEN: BEGGE WEBINARER ER FULLTEGNET – KURS I OFFENTLEGLOVA KOMMER
Webinarene i forvaltningsloven 5. mars og 9. mars er fulltegnet, og Teamslenker sendt ut til alle påmeldte. Vi skal også arrangere et eget webinar om offentleglova med samme kursholder. Planlagt dato er 4. november 2026, kl. 09:00–12:00. Egen invitasjon sendes ut senere.
For informasjon om fysiske kurs i forvaltningsloven og offentleglova, se:
https://www.ikakongsberg.no/fysiske-kurs-i-forvaltningsloven-og-offentleglova
NY VEILEDER FOR RISIKOVURDERING OG FYSISK SIKRING AV ARKIV
Nasjonalarkivet har publisert en ny veileder som skal støtte virksomheter i arbeidet med å vurdere risiko og sikre arkivene sine bedre. Veilederen kommer i forbindelse med det nye arkivregelverket som trådte i kraft ved nyttår. Regelverket er i stor grad funksjonsbasert, noe som innebærer at virksomhetene selv har et større ansvar for å vurdere og dokumentere at kravene i loven er oppfylt.
Den nye veilederen gir en praktisk innføring i hvordan man kan kartlegge risiko og sårbarheter knyttet til fysisk lagring av både digitale og analoge arkiv. Den inneholder konkrete hjelpespørsmål som kan brukes i virksomhetens internkontroll, og tar for seg sentrale tema som brann- og vannvern, klima- og miljøpåvirkning, innbruddssikring og beskyttelse mot uautorisert tilgang.
Veilederen retter seg særlig mot offentlige virksomheter og andre som er underlagt arkivloven. Den vil være nyttig både for arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen, for byggdrift og for andre som arbeider med sikkerhet og beredskap.
Les veilederen her: Veileder for risikovurdering og fysisk sikring av arkiver – Nasjonalarkivet
TO NYE RÅDGIVERSTILLINGER LYST UT
IKA Kongsberg har lyst ut to rådgiverstillinger innen digital utvikling, informasjonsteknologi og dokumentasjonsforvaltning. Stillingene inngår i vårt arbeid med å styrke robuste og moderne tjenester for våre eierkommuner, og skal bidra i utvikling, forvaltning og støtte knyttet til lovpålagte arkiv- og dokumentasjonsoppgaver.
Arbeidsoppgavene omfatter blant annet faglig rådgivning, videreutvikling av digitale tjenester og samarbeid med arkiv og IKT-miljøer. Søknadsfristen er 7. april 2026, og utlysningen er tilgjengelig på våre nettsider og finn.no.
WEBINARREKKE: ARKIVER I KRISETID – SE OPPTAKENE
I fjor gjennomførte vi en lunsjserie om arkiv og beredskap. Styreleder i KS, Gunn Marit Helgesen, åpnet det første webinaret og understreket arkivenes betydning i beredskapsarbeidet:
«Beredskap er mer enn brannbiler, politi og redningsmannskaper – det er tilgang til riktig og oppdatert informasjon. Og i kulissene finner man en veldig viktig del av beredskapen vår: arkivene og menneskene som forvalter dem.»
Se opptakene av webinarene her: https://www.ikakongsberg.no/webinarrekke-arkiver-i-krisetid
