Lurer du på hva som skjer på IKA Kongsberg?
Vi vil gjerne dele mer av arbeidet vi gjør her på IKA Kongsberg og annet aktuelt arkivnytt. Kom gjerne med innspill til tematikk, innhold og frekvens. Vi har en ambisjon om at nyhetsbrevet fra IKA Kongsberg skal bli sendt ut en gang i måneden.
I dette nyhetsbrevet kan du lese om: ny dokumentasjonsplanveileder på nettsidene, oppsummering fra webinaret om det nye arkivregelverket, sjekkliste og kartlegging om arkivberedskap, besøk hos Nasjonalarkivet om bruk av KI i arkivarbeidet og IKA Kongsbergs deltakelse på yrkesmessen i Kongsberg.
NY DOKUMENTASJONSPLANVEILEDER PÅ NETTSIDENE
IKA Kongsberg arbeider med en ny nettbasert veileder for dokumentasjonsplan. Målet er å gjøre det enklere å arbeide systematisk med dokumentasjonsplanen og bruke den aktivt som en del av virksomhetens styring og internkontroll.
Den nye veilederen på nettsidene bygges opp trinnvis og skal gi praktisk støtte gjennom de ulike delene av arbeidet med dokumentasjonsplan.
I tillegg leder IKA Kongsberg en ekspertgruppe i KAI-deling som utvikler støtteverktøy for kommuner og fylkeskommuners arbeid med dokumentasjonsplan. Gruppen har blant annet gjennomført en nasjonal undersøkelse og gjennomgår eksisterende maler, veiledere og erfaringer fra fagmiljøene. Verktøyene som gruppen utvikler vil etterhvert lenkes til i IKA Kongsbergs dokumentasjonsplanveileder.
Gå til dokumentasjonsplanveilederen
STATUS FOR NYTT ARKIVREGELVERK – OPPSUMMERING FRA WEBINARET
27. oktober arrangerte IKA Kongsberg webinar om status for det nye arkivregelverket. Her ga vi en oppdatering på hvor langt Nasjonalarkivet har kommet med veiledningen til regelverket, og hva kommunene bør være særlig oppmerksomme på i det videre arbeidet.
Webinaret tok blant annet for seg internkontroll for dokumentasjonsforvaltning, dokumentasjonsplanen som styringsverktøy, arkivlovens virkeområde og ansvar ved interkommunale samarbeid og bruk av private tjenesteytere. Det ble også sett nærmere på problemstillinger knyttet til felles systemer, journalføring og innsyn.
IKA Kongsberg vil fortsette å følge utviklingen og informere eierne våre om nye veiledere og avklaringer som er relevante for kommunal dokumentasjonsforvaltning.
Se opptak av webinaret om status for nytt arkivregelverk
ARKIVBEREDSKAP – SJEKKLISTE OG KARTLEGGING TIL EIERNE
IKA Kongsberg arbeider videre med arkivberedskap og har utarbeidet en sjekkliste som eierkommunene og eierfylkeskommunene kan bruke i eget beredskapsarbeid. Sjekklisten tar blant annet opp ansvar og roller, kritisk dokumentasjon, risiko, øvelser og samarbeid med IKA Kongsberg.
Sammen med sjekklisten har vi gjennomført vi en kort kartlegging for å få et bedre bilde av hvordan det arbeides med arkivberedskap hos eierne våre. Vi ønsker blant annet å vite om arkiv og dokumentasjon inngår i beredskapsarbeidet, om kritisk dokumentasjon er identifisert, og hvilke områder det er størst behov for å arbeide videre med.
Svarene vil brukes som grunnlag for IKA Kongsbergs videre arbeid med blant annet veiledning, erfaringsdeling, øvelser og verdiberging av arkivmateriale.
KI I ARKIVARBEIDET – BESØK HOS NASJONALARKIVET
Fire rådgivere fra IKA Kongsberg besøkte Nasjonalarkivet 26. oktober for å høre om deres erfaringer med bruk av kunstig intelligens i arkivarbeidet.
Vi fikk blant annet høre om arbeid med skriftgjenkjenning og KI-basert lesing av håndskrevne dokumenter, og om bruk av teknologi til kartlegging og registrering av store mengder arkivmateriale på reol. Vi diskuterte også muligheter og begrensninger ved bruk av KI, blant annet knyttet til kart- og tegningsmateriale.
Besøket ga nyttige innspill og inspirasjon til hvordan KI på sikt kan tas i bruk i kartleggings-, registrerings- og depotarbeidet ved IKA Kongsberg.
IKA KONGSBERG PÅ YRKESMESSEN
IKA Kongsberg deltok også i år på yrkesmessen i Kongsberg. Her fikk vi møte elever og fortelle om IKA Kongsberg, arkivfaget og arbeidet vårt med å ta vare på dokumentasjon og historie for framtiden.
Yrkesmessen gir unge et innblikk i arbeidslivet i regionen og viser bredden av utdannings- og yrkesmuligheter i både offentlig og privat sektor. For oss er deltakelsen en fin anledning til å synliggjøre arkiv som et moderne og samfunnsnyttig fagområde.
