Dokumentasjonsplan Fase 0 – Prosjektets rammer og mandatkrav

Fase 0 – Prosjektets rammer og mandatkrav

Fase 0 gjennomføres før oppstart av dokumentasjonsplanprosjektet. Fasen omfatter avklaring av mål og omfang, mandat, ressurser, prosjektroller, styringsstruktur og organisatorisk forankring.

0.1 Avklare mål og omfang

0.1.1 Avklare lovpålagt formål

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder

Begrunnelse

Faglig avklaring og koordinering. Ikke bred involvering.

0.1.2 Avklare organisatorisk formål

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Representanter fra tjenesteområdene

Begrunnelse

Forankring og forventningsavklaring.

0.1.3 Avgrense prosjektets omfang

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
  • Arkivressurser (daglig drift)

Begrunnelse

Må dekke praksis og systemforståelse.

0.1.4 Fastsette overordnede mål

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe

Begrunnelse

Må eies og godkjennes på styringsnivå.

0.2 Fastsette mandatkrav

0.2.1 Fastsette prosjektets varighet og milepæler

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
0.2.2 Avklare krav til rapportering og oppfølging

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe (ved behov)
0.2.3 Avklare myndighet tillagt prosjektleder i hovedprosjektet

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe
0.2.4 Fastsette krav til samarbeid på tvers av enheter

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Representanter for tjenesteområdene
0.2.5 Avklare evt. forhold til Nasjonalarkivet/tilsyn

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
0.2.6 Formelt godkjenne mandatet

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe

0.3 Sikre ressursforankring

0.3.1 Avklare arkivfaglige ressurser

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser (daglig drift)
0.3.2 Avklare ressurser knyttet til elektroniske arkiv

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser (daglig drift)
  • IT/systemansvarlige
0.3.3 Avklare ressurser knyttet til papirarkiv

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
0.3.4 Avklare IT- og systemressurser

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
0.3.5 Avklare ressurser fra tjenesteområdene

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Representanter for tjenesteområdene
0.3.6 Avklare behov for ekstern støtte

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Ekstern støtte ved behov (IKA)

0.4 Etablere prosjektroller

0.4.1 Utpeke prosjektleder for hovedprosjektet

Deltakere

  • Styringsgruppe
  • Kommunedirektør/kommunalsjef
  • Arkivfaglig leder
0.4.2 Avklare arkivfaglig ansvar

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
0.4.3 Avklare roller for arkivressurser i daglig drift

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser (daglig drift)
0.4.4 Avklare roller knyttet til elektroniske arkiv

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser (daglig drift)
  • IT/systemansvarlige
0.4.5 Avklare roller knyttet til papirarkiv

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
0.4.6 Avklare roller for IT- og systemansvarlige

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
0.4.7 Avklare roller for tjenesteområdene

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Representanter for tjenesteområdene
0.4.8 Avklare bruk av ekstern støtte

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Ekstern støtte ved behov (IKA)

0.5 Etablere styringsstruktur

0.5.1 Etablere styringsgruppe

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Kommunedirektør
  • Kommunalsjefer
0.5.2 Avklare roller og ansvar i styringsstrukturen

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe
0.5.3 Fastsette rapporteringsstruktur

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe
0.5.4 Fastsette milepæler og beslutningspunkter

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe
0.5.5 Etablere rutiner for risikostyring

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe

0.6 Forankre i styringssystem

0.6.1 Forankre dokumentasjonsplan i kommunens årshjul

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Representanter fra kommunedirektørens stab/styringsfunksjon
0.6.2 Forankre dokumentasjonsplan som en del av internkontrollen

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Representanter for internkontroll/kvalitet
0.6.3 Avklare krav til oppdatering av rutiner og kvalitetssystem

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Representanter for kvalitetssystem
0.6.4 Avklare ansvar for videre forvaltning av dokumentasjonsplanen

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe
0.6.5 Sikre ledelsesforankring for dokumentasjonsplanen

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe
  • Kommunedirektør/kommunalsjef

0.7 Formell beslutning om oppstart

0.7.1 Ferdigstille grunnlag for beslutning

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
0.7.2 Behandle prosjektmandat i styringsgruppen

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe
0.7.3 Formelt beslutte oppstart av dokumentasjonsplanprosjektet

Deltakere

  • Styringsgruppe
0.7.4 Kommunisere beslutning og igangsette prosjektet

Deltakere

  • Prosjektleder fase 0
  • Arkivfaglig leder
  • Relevante prosjektroller