Dokumentasjonsplan – Fase 2- Kartlegging

Fase 2 – Kartlegging

Fase 2 omfatter kartlegging av roller og ansvar, systemer og informasjonsflyt, fysiske arkiv, rutiner og dokumentfangst samt internkontroll og avvik. Funnene sammenstilles og brukes i den videre risikovurderingen.

2.1 Kartlegge roller og ansvar

2.1.1 Kartlegge lederansvar for arkivdanning og internkontroll

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Enhetsledere
2.1.2 Kartlegge saksbehandlers ansvar for journalføring og dokumentfangst

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder eller arkivressurser
  • Representanter fra tjenesteområdene
2.1.3 Kartlegge systemansvarliges ansvar

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
2.1.4 Kartlegge arkivtjenestens ansvar og praksis

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser

2.2 Kartlegge systemer og informasjonsflyt

2.2.1 Kartlegge informasjonssystemer og fagsystemer

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
2.2.2 Kartlegge informasjonsflyt og integrasjoner

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
2.2.3 Kartlegge tilgangsstyring og autorisering

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
2.2.4 Kartlegge bevaring, kassasjon og systemhistorikk

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser
2.2.5 Kartlegge databehandleravtaler og etterlevelse

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
  • Personvernressurs ved behov
2.2.6 Kartlegge dokumentasjon som omfattes av bestemmelser om bevaring

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige

2.3 Kartlegge fysiske arkiv

2.3.1 Kartlegge arkivbestand og lokaler

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivressurser
  • Representanter fra enhetene
2.3.2 Vurdere tilstand og risiko

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser
2.3.3 Vurdere arkivlokaler opp mot krav

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Drift/eiendom
2.3.4 Avklare behov for deponering, sanering eller flytting

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Ekstern støtte (IKA) ved behov

2.4 Kartlegge rutiner og dokumentfangst

2.4.1 Kartlegge journalførings- og postrutiner

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivressurser
2.4.2 Kartlegge restansehåndtering og offentlig journal

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivressurser
2.4.3 Kartlegge innsynsprosesser

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivressurser
  • Saksbehandlere
2.4.4 Kartlegge periodisering, bortsetting og arkivbegrensning

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser
2.4.5 Kartlegge sikkerhet, personvern og tilgangsstyring i praksis

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Personvernressurs
  • IT/systemansvarlige

2.5 Kartlegge internkontroll og avvik

2.5.1 Kartlegge eksisterende kontroller i enhetene

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Enhetsledere
2.5.2 Kartlegge registrerte avvik

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivressurser
2.5.3 Identifisere mangler og forbedringsbehov

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder

2.6 Sammenstille funn og vurdere risiko

2.6.1 Utarbeide funnrapport

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
2.6.2 Gjennomføre risikovurdering

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe ved behov
2.6.3 Forberede overgang til forbedringsfase

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder