Dokumentasjonsplan – Fase 3 – Analyse og tiltaksplan

Fase 3 – Analyse og tiltaksplan

I fase 3 analyseres funnene fra kartleggingen og vurderes opp mot regelverk og andre relevante krav. Risiko, konsekvenser og forbedringsområder prioriteres før det utarbeides en tiltaksplan og forslag til nye eller reviderte rutiner.

3.1 Analysere kartleggingsfunn

3.1.1 Sammenstille funn på tvers av kartleggingsområder

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
3.1.2 Vurdere alvorlighetsgrad og årsaker

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder

3.2 Vurdere funn opp mot regelverk og krav

3.2.1 Vurdere funn opp mot regelverket

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
3.2.2 Vurdere funn opp mot krav til internkontroll

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Internkontroll/kvalitetsressurs ved behov
3.2.3 Vurdere funn opp mot krav til informasjonssikkerhet og personvern

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
  • Personvernressurs

3.3 Prioritere risiko, konsekvens og forbedringsområder

3.3.1 Sammenholde risiko, konsekvens og ressursbehov

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
3.3.2 Fastsette prioriterte forbedringsområder

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe

3.4 Utarbeide tiltaksplan

3.4.1 Definere konkrete tiltak

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
3.4.2 Fastsette ansvar, frister og oppfølging

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Relevante linjeledere

3.5 Utarbeide forslag til nye eller reviderte rutiner

3.5.1 Identifisere behov for nye eller reviderte rutiner

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
3.5.2 Utarbeide forslag til rutiner og forbedringer

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Relevante fagressurser
3.5.3 Forberede beslutning om videre implementering

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe