Dokumentasjonsplan -Fase 4 – Utvikling av dokumentasjonsplan

Fase 4 – Utvikling av dokumentasjonsplan

I fase 4 utvikles selve dokumentasjonsplanen. Arbeidet omfatter struktur og rammer, ansvar og organisering, rutiner for arkivdanning og forvaltning, systemer, sikkerhet og personvern. Til slutt sammenstilles dokumentasjonsplanen og klargjøres for høring, kvalitetssikring og publisering.

4.1 Etablere struktur og rammer for dokumentasjonsplanen

4.1.1 Fastsette struktur og kapittelinndeling

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
4.1.2 Utarbeide innledning og formål

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder

4.2 Dokumentere ansvar, organisering og regelverk

4.2.1 Dokumentere arkivansvar og roller

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
4.2.2 Dokumentere organisering og samarbeid

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
4.2.3 Dokumentere lovgrunnlag og forskrifter

Deltakere

  • Arkivfaglig leder

4.3 Utvikle rutiner for arkivdanning og forvaltning

4.3.1 Utarbeide rutiner for dokumentfangst og journalføring

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser
4.3.2 Utarbeide rutiner for bruk av fagsystemer

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
4.3.3 Utarbeide rutiner for bevaring, merbevaring og oppbevaringstider

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Arkivressurser
  • Ekstern støtte (IKA) ved behov
4.3.4 Utarbeide rutiner for kassasjon og periodisering

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Ekstern støtte (IKA) ved behov
4.3.5 Utarbeide rutiner for restansekontroll og internkontroll

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder

4.4 Dokumentere systemer, sikkerhet og personvern

4.4.1 Oppdatere systemoversikt

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige
4.4.2 Dokumentere sikkerhet, tilgangsstyring og personvern

Deltakere

  • Personvernressurs
  • Arkivfaglig leder
  • IT/systemansvarlige

4.5 Ferdigstille dokumentasjonsplan og tilhørende dokumentasjon

4.5.1 Sammenstille fullstendig dokumentasjonsplan

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
4.5.2 Klargjøre rutiner for publisering i kvalitetssystem

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Kvalitets-/internkontrollressurs
4.5.3 Klargjøre dokumentasjonsplanen for høring og kvalitetssikring

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Styringsgruppe