Dokumentasjonsplan – Fase 5 – Høring, kvalitetssikring og godkjenning

Fase 5 – Høring, kvalitetssikring og godkjenning

I fase 5 kvalitetssikres dokumentasjonsplanen faglig og juridisk. Planen sendes på høring og forankres i organisasjonen før endelig behandling og godkjenning. Til slutt publiseres og tilgjengeliggjøres dokumentasjonsplanen og tilhørende rutiner.

5.1 Gjennomføre faglig kvalitetssikring

5.1.1 Faglig gjennomgang av dokumentasjonsplanen

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Arkivfaglige ressurser
5.1.2 Innhente ekstern faglig kvalitetssikring (ved behov)

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Ekstern fagressurs (IKA)

5.2 Gjennomføre juridisk og regelverksmessig kontroll

5.2.1 Juridisk kontroll av dokumentasjonsplanen

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Jurist
5.2.2 Avklare og dokumentere lovsamsvar

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Jurist

5.3 Gjennomføre høring og forankring i organisasjonen

5.3.1 Gjennomføre høring i ledergrupper og relevante nivåer

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Kommunens ledere
5.3.2 Innhente innspill fra fagmiljøer og støttefunksjoner

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglige ressurser
  • IT/systemansvarlige
5.3.3 Bearbeide innspill og justere dokumentasjonsplanen

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder

5.4 Endelig behandling og godkjenning

5.4.1 Forberede sak for endelig godkjenning

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
5.4.2 Endelig godkjenning av dokumentasjonsplanen

Deltakere

  • Kommunedirektør
  • Eventuelt styringsgruppe

5.5 Publisering og tilgjengeliggjøring

5.5.1 Klargjøre dokumentasjonsplanen for publisering

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
5.5.2 Publisere dokumentasjonsplan og rutiner

Deltakere

  • Arkivfaglig leder
  • Arkiv/digital drift
5.5.3 Informere og tilgjengeliggjøre for berørte roller og enheter

Deltakere

  • Prosjektleder
  • Arkivfaglig leder
  • Enhetsledere