Fase F – forprosjekt
Formålet med fase F er å avklare utgangspunktet og etablere et tilstrekkelig grunnlag for et eventuelt hovedprosjekt.
Fasen består av etablering av forprosjektet, kartlegging av nåsituasjonen, gjennomføring av en overordnet ROS-analyse og anbefaling av videre arbeid.
F.1 Etablere forprosjektet
F.1.1 Avklare deltakere i forprosjektet
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant fra kommunedirektørens stab
Begrunnelse
Faglig avklaring og koordinering av organisatorisk forankring.
F.1.2 Avklare rammer og gjennomføring
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
- Relevant leder med ressursmyndighet ved behov
Begrunnelse
Sikrer faglig behov, realistiske rammer og nødvendig ressursforankring.
F.1.3 Forankre og beslutte oppstart
Deltakere
- Leder med nødvendig beslutningsmyndighet
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
Begrunnelse
Sikrer administrativ forankring, legitimitet og faglig forankring.
F.2 Kartlegge nåsituasjonen gjennom spørreundersøkelse
F.2.1 Planlegge spørreundersøkelsen
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
Begrunnelse
Sikrer faglig relevans og organisatorisk tilpasning.
F.2.2 Utforme og kvalitetssikre spørreundersøkelsen
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
- Relevant fag- eller kommunikasjonsressurs ved behov
Begrunnelse
Sikrer at spørsmålene treffer relevante problemstillinger og kan forstås av respondentene.
F.2.3 Gjennomføre spørreundersøkelsen
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
- Ledere eller kontaktpersoner i berørte enheter ved behov
Begrunnelse
Sikrer gjennomføring, organisatorisk støtte og tilstrekkelig deltakelse.
F.2.4 Sammenstille og analysere resultatene
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
Begrunnelse
Kombinerer faglig tolkning med et organisatorisk perspektiv.
F.3 Gjennomføre overordnet ROS-analyse
F.3.1 Planlegge og avgrense ROS-analysen
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
- Relevante fag- eller systemressurser ved behov
Begrunnelse
Sikrer riktig avgrensning og nødvendige perspektiver i analysen.
F.3.2 Identifisere risikoer
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Relevante virksomhetsledere eller fagressurser
- Systemansvarlige ved relevante systemrisikoer
Begrunnelse
Kombinerer arkivfaglig vurdering med erfaring om praksis og systemer.
F.3.3 Vurdere og prioritere risiko
Identifiserte risikoer vurderes og prioriteres som grunnlag for dokumentasjon av det samlede risikobildet.
F.3.4 Dokumentere risikobildet
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
Begrunnelse
Sikrer at risikobildet blir faglig dokumentert og anvendelig i videre beslutninger.
F.4 Sammenstille forprosjektet og anbefale videre arbeid
F.4.1 Sammenstille funn fra forprosjektet
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
Begrunnelse
Sikrer både faglig vurdering og et organisatorisk perspektiv på funnene.
F.4.2 Vurdere behov og anbefale videre arbeid
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
- Relevant leder med ressurs- eller beslutningsmyndighet ved behov
Begrunnelse
Kobler faglige funn til organisatoriske prioriteringer og realistiske rammer for videre arbeid.
F.4.3 Utarbeide forprosjektrapport
Deltakere
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
Begrunnelse
Sikrer at faglige funn og organisatoriske vurderinger samles i ett beslutningsgrunnlag.
F.4.4 Behandle resultatet og beslutte videre prosess
Deltakere
- Leder med nødvendig beslutningsmyndighet
- Arkivfaglig leder
- Representant for administrativ ledelse eller styring
Begrunnelse
Sikrer at videreføringen bygger på beslutningsmyndighet, faglig grunnlag og organisatorisk forankring.
Resultat av fase F
Fasen skal gi et samlet beslutningsgrunnlag for å vurdere behovet for videre arbeid og om det skal gjennomføres et hovedprosjekt.