En meter er en meter. Eller? For oss som jobber med arkiv er begrepet hyllemeter ganske sentralt, men kanskje ikke like lett å forholde seg til som den tradisjonelle meter’n.
Hva er en hyllemeter?
På IKA Kongsberg pleier vi å si at vi har plass til 45 000 hyllemeter med arkiv. For oss her i byen vil det si at vi kommer halvveis til Oslo med arkiv, hvis vi setter det ut på rekke fra utgangsdøra vår. Men er en hyllemeter egentlig en meter?
Det er spørsmålet. Eller, egentlig ikke. Spørsmålet er heller hva en hyllemeter skal inneholde. Da er det mange faktorer å ta hensyn til, og resultatet blir at meterbegrepet blir litt diffust. For det er første, så er ikke alle hyllene i vårt magasin én meter.
De fleste av hyllene våre er riktignok én meter brede, men det er selvsagt ikke dette som er den definerende faktoren. Det er jo mengden arkiv PÅ hyllene vi er ute etter, så kanskje vi burde innføre begrepet arkivmeter i stedet? Dette hadde kanskje vært en god idé, hvis ikke begrepet allerede er tatt i bruk som navnet på den opprinnelige meteren, laget i Paris i 1799.
For det andre kan arkiv endre bredde ut fra hvordan man snur og vender på det. For det hender vi må gjøre. Eller fjerne en hylle. Og da mister vi en hyllemeter, gjør vi ikke?
Formatforvirring
La oss ta en protokoll som måler 4 cm, eller 0,04 hyllemeter, fra perm til perm. Men fra topp til bunn stopper målebåndet på 42 cm, og bredden på permen er gode 60 cm. Typisk kommunekassa…
Men vi har ikke 60 cm dype hyller. Så nå må protokollen over på flasken, med langsida bortover hylla, og tar opp 15 ganger mer plass enn utgangspunktet. Det er jo over en halv hyllemeter!
Fyllgrad
Protokoller av ulike former og fasonger krever litt kreativ og tredimensjonal tenkning for å få mest mulig ut av hyllemeter’n. En annen utfordring er arkivbokser. Disse er mer standard i målene, men hva med innholdet? En hylle med en rad like bokser ser veldig ryddig og fint ut, men det hjelper lite hvis innholdet er tynnere enn et gjennomsnittlig reality-program.
Derfor er fyllgraden viktig – i arkivboksen altså, ikke på TV. Fyllgraden skal helst være helt perfekt. Det vil si flest mulig dokumenter i boksen, men likevel enkelt å ta dem ut og legge dem inn igjen. Det hender nemlig at noen har lyst til å se på innholdet i boksene etter at de har havnet hos oss – heldigvis!
Hvis vi fyller en arkivboks på 10 centimeter med standard A4-ark, og ganger med 10, så får vi et ganske konkret bilde på hvor mye arkiv som går på en meter. Men nå er jo ikke alle ark like. Noen er tynne rispapir, mens andre har høyere tykkelse. Ofte måles jo ark i gram per kvadratmeter, så kanskje vi skal gå over til å måle arkiv i vekt i stedet? Hvor mange hyllekilo går på en hyllemeter?
Lengde, vekt eller volum – eller bytes?
Noe arkiv, som for eksempel kart og tegninger, kan oppbevares flatt i egne, spesiallagde skuffer. Eller de kan henges. Hvis de ikke er sammenrullet, da må de inn i rør. Det er altså mange muligheter for å påvirke endelig hyllemetermåling når det gjelder kart. Men at de tar plass, det er det ingen tvil om.
Det hender vi får inn arkivmateriale som er fuktskadet, eller at det er mistanke om skjeggkre. Da er prosedyren å legge det i en fryser, inntil videre behandling. Fryserne våre har plass til omtrent 300 liter med arkiv, men hvor mange liter er det per hyllemeter? Kanskje hadde det vært bedre å regne på arkivmateriale i kubikk?
Egentlig er jo arkiv i fysisk format fryktelig upraktisk og gammeldags. Det beste er kanskje å digitalisere alt sammen, og kvitte seg med hele dimensjonsproblemet? Få det inn på servere, eller opp i skyen! Men hvor mye er i så fall en digital hyllemeter?
Anslagsvis og varierende
En hyllemeter er både veldig lett, og veldig vanskelig å definere. Sett arkivet på hylla, og mål det med et målebånd fra høyre til venstre, så har du hyllemeteren. «Men hva hvis vi trykker disse protokollene litt tettere sammen, så får vi akkurat plass det som er planlagt at kommer i april?» Da blir hyllemeteren plutselig fire centimeter kortere. Det koster bare litt banning og sverting når vi skal ta ut og inn en protokoll.
Noen serier med saksarkiv venter på en runde med finordning, hvor rundskriv, reklamebrosjyrer, binderser og annet skal plukkes ut. Slik kan arkivet komprimeres betraktelig. Når slikt arbeid gjøres med flere serier, over tid, frigis hyllemeterne, og nytt arkiv kan tas imot, og blir hyllemetere selv.
Ja, vi har 45 000 meter med hyller, men innholdet i dem varierer veldig. Noen av dem står tomme i vente på å bli fylt, mens mange av dem bærer arkiv av varierende form og tyngde. Kanskje kommer noen på en god løsning for en viss type arkiv som gjør at plassen utnyttes bedre, og hyllemeteren krymper.
Kanskje finner en kommune ut at de hadde arkiv stående på et gammelt kontor, som de ikke hadde med i det opprinnelige anslaget. Hyllemetere vi ikke vet om er fortsatt hyllemetere.
Så hvor lang er en hyllemeter?
Det er fryktelig vanskelig å si hvor lang en hyllemeter er. Kanskje når alt papirarkiv fra kommunene er deponert hos oss, er finordnet, og satt på hylle. Når alt står der det skal stå, og skal stå der i all framtid. Kanskje da kan vi si hvor lang hyllemeteren er og hva den inneholder. Hos oss. Andres hyllemetere må andre ha styr på.
