Lurer du på hva som skjer på IKA Kongsberg?
Vi vil gjerne dele mer av arbeidet vi gjør her på IKA Kongsberg og annet aktuelt arkivnytt. Kom gjerne med innspill til tematikk, innhold og frekvens. Vi har en ambisjon om at nyhetsbrevet fra IKA Kongsberg skal bli sendt ut en gang i måneden.
I dette nyhetsbrevet kan du lese om: arkivtips, KaffeTeams, Arkivforbundets webinar om digitisering av arkiver, webinarrekken «Arkiver i krisetid», arkivlederseminar, brukerforum, intervju med studenter og representantskapsmøte.
ARKIVTIPS: EGENERKLÆRINGSSKJEMA VED DEPONERING
For å sikre at papirarkiv som deponeres er klare for hylleplassering og kan betjenes fra første dag, har vi utarbeidet et egenerklæringsskjema som fylles ut i forkant av deponeringen.
Egenerklæringen bidrar til at arkivskaper har vurdert arkivmaterialets fysiske tilstand – for eksempel om det har vært utsatt for fukt, mugg eller skadedyr. Den gir også en bekreftelse på at deponeringslisten gir en riktig oversikt over innholdet, og at materialet er godt merket og pakket.
Vi foretar ikke full gjennomgang av hvert enkelt dokument ved mottak. Dersom vi i etterkant oppdager avvik fra det som er oppgitt i egenerklæringen, tar vi kontakt for å finne en løsning sammen.
Skjemaet er dermed et viktig verktøy for å sikre både kvalitet og effektiv håndtering – og for å unngå unødvendige forsinkelser, merarbeid og ekstra kostnader.
IKA KAFFETEAMS – NY MULIGHET 3. JUNI
KaffeTeams er et uformelt og brukerstyrt forum der vi diskuterer aktuelle spørsmål og utfordringer innen arkiv og dokumentasjonsforvaltning. Neste møte arrangeres tirsdag 3. juni kl.14:30.
Er det noe du ønsker å diskutere eller dele med kollegaer? Ta det gjerne opp i neste KaffeTeams!
ARKIVTIPS: FÅ HJELP TIL DEPONERINGSARBEIDET
Deponeringsarbeid kan være både tidkrevende og krevende å organisere. For kommuner som ønsker støtte i dette arbeidet, tilbyr vi bistand som kan tilpasses både omfang og behov – enten det gjelder hele eller deler av prosessen. Arbeidet gjennomføres til kostpris og utføres av våre erfarne arkivfaglige rådgivere.
Færder kommune har nylig inngått avtale om bistand til ordning og deponering av eldre papirarkiv etter tidligere Tjøme kommune. Resultatet er at viktig dokumentasjon bevares for ettertiden og fortsatt er tilgjengelig for innbyggerne – et viktig samfunnsoppdrag i en tid hvor tillit og dokumentasjon er avgjørende.
Allerede i 2021 vurderte Færder kommune å lyse ut stilling som ordningsmedarbeider etter at en ansatt gikk av med pensjon. I stedet valgte de å hente inn fagkompetanse fra IKA Kongsberg. Erfaringene deres viser at det gir trygghet å samarbeide med fagmiljøer som har spesialisert seg på arkivordning og kjenner gjeldende regelverk i detalj.
Ta gjerne kontakt dersom dette kan være aktuelt også for din kommune.
WEBINAR OM DIGITISERING AV ARKIVER – FRA PAPIR TIL DIGITAL FORM
Arkivforbundet inviterer til webinar om digitalisering av arkiver onsdag 4. juni 2025, kl. 09:00–10:30. Meld deg på her:
https://www.arkivforbundet.no/hendelser/webinar-om-digitisering-av-arkiver/
Program:
– Julie Hagen Helland og Joanna Stefaniak, Arkivverket/Norsk helsearkiv: Kontinuerlig forbedring av digitaliseringsarbeidet i Norsk helsearkiv
– Eirik Netteland, Bergen byarkiv: Digitalisering av Bergens kommuneforhandlinger og publisering i søkbart register
– Knut Kjosås, IKA Hordaland: Fulltekstsøk i nyere skannede arkiver via ASTA 7
Forrige webinar i regi av Arkivforbundet om planarbeid med arkiv, er nå tilgjengelig i opptak:
https://www.youtube.com/watch?v=ixhOF64GeOs
ARKIVER I KRISETID – WEBINARREKKE HØSTEN 2025
Etter ønske fra vårt brukerforum planlegger vi en ny webinarrekke med tema Arkiver i krisetid. Målet er å løfte fram konkrete erfaringer og kunnskap om hvordan arkivtjenesten og IKA Kongsberg kan forberede seg på og håndtere ulike typer kriser – som cyberangrep, naturkatastrofer og sikkerhetsbrudd.
Webinarrekken vil bestå av tre korte og konsentrerte lunsjwebinarer á 30 minutter:
- 1. september 2025 – Sikkerhetsbrudd
- 15. september 2025 – Cybersikkerhet
- 6. oktober 2025 – Naturkatastrofer
Vi jobber nå med å få på plass foredragsholdere og kommer tilbake med mer informasjon så snart programmet er klart. Serien knyttes også opp mot vårt arkivlederseminar i slutten av oktober, der vi vil invitere til en workshop om arkiv, sikkerhet og beredskap.
ARKIVLEDERSEMINAR 20.–21. OKTOBER
Årets arkivlederseminar nærmer seg, og alle foredragsholdere er nå på plass. Temaene for seminaret blir arkivlov, teknologi og arkiver i krisetid.
Mer informasjon, program og påmelding kommer snart – hold av datoene allerede nå.
NESTE MØTE I BRUKERFORUM 18.–19. JUNI
Brukerforumet samles igjen i forbindelse med Kongsberg Agenda, og neste møte holdes torsdag 19. juni. Samlingen kombinerer faglig dialog med mulighet for deltakerne til å delta på utvalgte programposter fra festivalen.
Forumet ble etablert våren 2024 for å styrke samarbeidet og involveringen av eierkommunene i utviklingen av IKA Kongsbergs tjenester. Det er en arena for erfaringsdeling, tilbakemeldinger og strategiske diskusjoner som skal bidra til at IKA Kongsberg tilbyr relevante og treffsikre tjenester for sine eiere.
I forbindelse med møtet 19. juni, arrangeres det også et felles lunsjmøte dagen før. Der møter IKA Kongsbergs ledergruppe forumets medlemmer, styret til IKA Kongsberg og riksarkivar Inga Bolstad til samtale og erfaringsutveksling. Dette markerer en utvidet og tverrfaglig samling, og gir en god mulighet for å styrke den faglige dialogen mellom kommunene, styret og ledelsen.
Referater fra tidligere møter og mer informasjon om forumet finner du her:
IKA Kongsbergs brukerforum – IKA Kongsberg
Har du innspill til møtet, eller spørsmål om forumets arbeid, ta gjerne kontakt med oss på postmottak@ikakongsberg.no.
INTERVJU MED STUDENTER
Denne våren har vi hatt gleden av å ha Malin Spilde og Sine Bendikte Åmlid Breiland hos oss i praksisjobb. De går begge andre året på bachelorprogrammet i arkivvitenskap ved OsloMet og har vært tilknyttet flere fagteam i IKA Kongsberg. Les intervjuet med de på vår nettside, der de blant annet forteller om hvorfor de valgte arkivfaget, hva de har jobbet med hos oss – og hva de tar med seg videre.
https://www.ikakongsberg.no/mot-studentene-malin-og-sine-om-praksisoppholdet-sitt-hos-ika-kongsberg
REPRESENTANTSKAPSMØTE
Det neste møtet i representantskapet til IKA Kongsberg avholdes 10.juni 2025, og vi minner om at møtet er åpent for deltakere via Teams. Lenke til møtet og oppdatert informasjon finner du her: Representantskapet – IKA Kongsberg
Representantskapet er det øverste styringsorganet i IKA Kongsberg og består av én representant fra hver eierkommune. Representantene velges av kommunestyrene for den kommunale valgperioden. Representantskapet godkjenner blant annet årsmelding, regnskap og budsjettrammer, og velger medlemmer til styret.
Leder for representantskapet er Tore Opdal Hansen fra Buskerud fylkeskommune. Nestleder er Christina Maria Bratli fra Horten kommune.