Våre tjenester

Vi er våre eieres arkivfaglige kompetanseinstitusjon og rådgivere innen arkivfaglige spørsmål.

Tjenestene vi tilbyr har utviklet seg over tid. Noen tjenester er lovpålagte oppgaver, som arkivdepot. Andre tjenester er behovsbaserte oppgaver, som for eksempel digitalisering og preservering.

Arkivdanning

Det kreves organisering, rutiner og dokumentproduksjon for å skape arkiv. Våre spesialrådgivere bistår eierkommunene med blant annet arkivplaner, innføring av elektroniske systemer og rutiner for dokumentfangst og bevarings og kassasjonsvurderinger av arkiv.

Les mer om tjenestene våre innen arkivdanning.

Betjening

Vi gjør arkivmateriale tilgjengelig for både arkiveiere og publikum på vegne av eierne. Dette innebærer både veiledning, informasjonsleting, og overfor publikum: vurdering av klausuler og drift av lesesal.

Les mer om tjenestene våre innen betjening av innsynsforespørsler fra kommunene

Depot

Vi tilbyr depotordning for arkiv som er eldre eller avsluttet. Det inkluderer administrativt arkiv, rettighetsdokumentasjon, fotografisk arkivmateriale, lydarkiv og filmarkiv. Depotordningen vår for elektronisk arkiv inkluderer rådgivning, uttrekksbistand, kvalitetssikring, lagring, vedlikehold og tilgjengeliggjøring av alle elektroniske databaser som inneholder arkivverdige opplysninger.

Les mer om tjenestene våre innen depot.

IKA Innsyn

Vi arbeider med utvikling av innsynssystemer som gjør det mulig å søke opp og vise informasjon i uttrekk fra avsluttede fagsystemer. Vi har ferdigstilt egne løsninger (skreddersømmer) for bl.a. skolesystemene OTTO og Extens Videregående samt Visma Familia, Visma Profil og Extens Grunnskole/barnehage, og jobber fortløpende med enda flere løsninger som tilbys våre eiere

Her kan du lese mer om IKA Innsyn.

Mediekonvertering

Vår moderne digitaliseringsavdeling tilbyr mediekonvertering av alle typer papirarkiver for våre eiere til kostpris.

Les mer om tilbudet vårt innen mediekonvertering.

Ordning av arkiv

Vi sikrer at arkivene er tilgjengelige for eierne og andre brukere.

Les mer om tjenestene våre innen ordning av arkiv.

Preservering av arkiv

Tjenestetilbudet vårt innen preservering inkluderer muggsanering, digitalisering av skadet og skjørt materiale, håndtering av skadedyr og forebyggende konservering.

Les mer om tjenestene våre innen preservering av arkiv.

Personvernombudstjeneste

Vi er i pilotfasen med å tilby en personvernombudstjeneste til kostpris til de av våre eiere som ønsker dette. Les mer om tjenestene innen personvernombud.

Andre tjenester vi tilbyr

  • Utarbeidelse av fellesretningslinjer, maler og standarder med opplæring og tilpasning til hver enkelt eiers behov
  • Felles utredninger og høringer for eierne
  • Prosjektbistand
  • Nettverksbygging
  • Talerør mot sentrale myndigheter og andre aktører i saker knyttet til kommunale arkivfaglige spørsmål
  • Oppfølging og ekspertise på relevant lovverk
  • Tilpassede foredrag, kurs og seminarer
  • Tilgang til spesialkompetanse i et nasjonalt fagmiljø preget av tett samarbeid

Tjenester utenfor eiertilskuddet

Noen av tjenestene IKA Kongsberg tilbyr faller utenfor eiertilskuddet og kan kjøpes etter kostpris-prinsippet. Det inkluderer følgende tjenester:

  • Digitaliserings-/mediekonverteringsprosjekter
  • Prosjektledelse innen arkivrelaterte prosjekter
  • Sanering av muggskadet arkiv
  • Ordning av ikke-betjenbare arkiv
  • Deponeringsbistand – klargjøring av arkiv for deponering
  • Personvernombudstjeneste

Flere arkivtjenester kommer

IKA Kongsberg jobber kontinuerlig for å utvikle tjenestetilbudet og kompetansen vår i takt med behovene til våre eierkommuner.

Nylig utviklet vi IKA Innsyn. Et dataprogram som gir kommunene tilgang til avsluttede elektroniske arkiver. Dette tilpasses for kommunene ved forespørsel.