IKA Kongsberg 30 år – Arkivledernes erfaringer

Den 2.februar i år fyller IKA Kongsberg 30 år! Selskapet ble etablert i 1992, med 15 eierkommuner. Da holdt vi til i Gamle Kongsberg bad, uten noe magasinplass. Tjenesten besto primært av arkivfaglig veiledning og ordning av arkiver. I 2022 har vi eget arkivbygg med 45 000 hyllemeter magasinplass og 39 eiere!

Vi driver fortsatt mye veiledning, rådgiving og ordning, men tjenestetilbudet er også utvidet betraktelig på 30 år, blant annet muggsanering, digitalisering og elektronisk arkiv. I den anledning har vi spurt arkivlederne fra tre av eierkommunene om deres erfaringer og tanker om arkiv, og om samarbeidet med oss.

Tove Huneide
Arkivleder i Kongsberg kommune

Arkivleder i Kongsberg kommune. Arkivledernes erfaringer

Jeg har 11 års fartstid med IKA Kongsberg gjennom Kongsberg kommune, og 25 år totalt med arkivarbeid. Samarbeidet med IKA Kongsberg har vært avgjørende for oversikt og kontroll i deponert arkivmateriale, samtidig som råd og veiledning til daglig drift har vært til uvurderlig støtte.
Samarbeidet vi har hatt gjennom arkivlederseminarer, både ute hos de ulike kommunene og ved Archon, har bidratt til økt forståelse og samhold.

Økt bevisstgjøring på eldre arkiv

Den første deponeringen Kongsberg gjorde i 2014 var en bratt læringskurve, og bidro til økt bevisstgjøring på eldre og avsluttet arkiv tilbake til 1800-tallet. Det var spennende å være en del av senere gjenfinning for allmennheten, for eksempel bilder og historier som legges ut via Facebook fra Kongsbergs historie.

Digital framtid

Videre samarbeid med IKA Kongsberg er avgjørende for kommuner og fylkeskommuner med tanke på elektronisk arkiv og digitale uttrekk. Ved senere gjenfinning av avsluttede fagsystemer og sak- og arkivsystemer vil kunnskap om hvordan dette skal utføres være avgjørende.

Fremtiden vil innebefatte videre innebygd arkivering og forhåpentligvis økt dokumentfangst og dokumentsikkerhet. Dokumentkontroll må derfor vektlegges ytterligere. Rettighetsdokumentasjon og viktige politiske og strategiske beslutninger må være tilgjengelige i uoverskuelig fremtid, og da er det viktig med kvalifiserte arkivdepot slik som IKA Kongsberg er.

Dagrunn Hanto
Avdelingsleder dokumentsenteret i Midt-Telemark kommune

Jeg kom i kontakt med IKA Kongsberg i 2012 da jeg begynte å jobbe med arkiv hos tidligere Bø kommune, nå Midt-Telemark kommune. IKA Kongsberg har vært til stor hjelp i kommunens arkivarbeid, både når det gjelder papirarkiver og etter hvert også elektroniske arkiver.

God veiledning

I forbindelse med deponeringer av eldre arkivmateriale har IKA Kongsberg fulgt opp med svært god veiledning i hvordan arkivene skal ordnes, merkes, listeføres og pakkes. At kommunen i det hele tatt er medeier i IKA Kongsberg er avgjørende for trygging av arkivene. Det hadde ikke vært mulig for kommunen å oppfylle kravene til et arkivdepot i henhold til gjeldende regelverk uten den kompetanse som IKA Kongsberg kan tilby.

Sentralisert depot med samlet kompetanse

IKA Kongsberg har en kompetanse som vi som kommune har stor nytte av å kunne få bruke. Det fremstår som stadig viktigere med et sentralisert depot med det store arkivfaglige miljøet som befinner seg der, med tanke på alle utfordringer som er knyttet til ivaretakelse av både gamle og nye arkiv. Det som blir spennende å se fremover er hvordan man klarer å ta hånd om alle de ulike elektroniske arkivene som etter hvert vil komme til e-depot. Hvor tilgjengelig blir dokumentasjonen i disse systemene, og hvor bra innsynsløsninger vil man få?

Henning Grimstad
Arkivleder i Horten Kommune

Arkivleder i Horten kommune, Henning Grimstad. Arkivledernes erfaringer.

Min fartstid med IKA Kongsberg startet 1. juni 2007. Fra samme tidspunkt har jeg også vært arkivleder i Horten kommune. IKA Kongsberg er en nødvendighet for at kommunen skal kunne klare å ivareta sine forpliktelser innen arkivområdet. Det viktigste her er ikke selve depotet (selv om det i seg selv er viktig), men det er den store fagkompetansen selskapet besitter, og den rollen de ivaretar ovenfor myndigheter og andre samfunnsaktører på området som er gullet! Vi vet at vi alltid kan henvende oss og få råd og veiledning på vårt fagområde.

Plassproblem

Før Arkivbygget Archon så dagens lys hadde vi i Horten et ganske stort plassproblem for våre arkiv.  En henvendelse til IKA Kongsberg gjorde at de kastet seg rundt og ordnet med hylleplass til oss hos Riksarkivet. Her fikk vi oppbevart noen hundre hyllemeter med arkiv. Dette er kanskje ikke den vanskeligste oppgaven de har løst for oss, men det var det største problemet for oss den gangen.

Påvirke utviklingen

Slik hverdagen er for arkivorganisasjonene i kommunene så er det veldig krevende å klare å løfte blikket for å påvirke utviklingen. Arkivregelverket henger langt etter system – og digitaliseringsutviklingen. Dette er noe som gjør at det blir stadig mer krevende for arkivorganisasjonen å klare å fange arkivproduksjonen, som for eksempel saksbehandlingen og dokumentproduksjonen som i veldig økende grad foregår i systemer som Teams. Arkivene risikerer å få stadig økende hull når det gjelder de organinterne beslutningsprosessene for å nevne noen. IKA har en viktig rolle som påvirker ovenfor myndighetene som beslutter forutsetningene og kommunikasjonen her blir særdeles viktig framover.