Arkiv betyr åpenhet og tilgjengelighet

– Velfungerende arkivtjenester er en forutsetning for at vi kan være en åpen og tilgjengelig kommune. I fjor ble vi rangert på tredjeplass i Åpenhetsbarometer til Kommunal Rapport og Norsk Presseforbund. Det er vi stolte av og det har også IKA Kongsbergs arkivtjenester en del av æren for.

Det sier Bjørn Ole Gleditsch, ordfører i Sandefjord kommune. I 2017 slo Sandefjord kommune seg sammen med Stokke og Andebu. Den nye storkommunen med over 60 000 innbyggere ble dermed største eier i IKA Kongsberg. Stokke og Andebu kommune hadde tatt i bruk IKA Kongsbergs tjenester før sammenslåingen, og siden 2017 har den sammenslåtte kommunen stadig utvidet samarbeidet med IKA Kongsberg.

– Vi er veldig fornøyde med IKA Kongsberg og de tjenestene de leverer. Vi får gode arkivfaglig råd og bistand til deponering og får raske svar når vi trenger det. Vår opplevelse er at IKA Kongsberg har dyktige og kompetente ansatte. Det er viktig for oss som eier og bruker av IKA Kongsberg, sier Gleditsch som har vært ordfører i Sandefjord siden 2003.

Lettere tilgjengelig informasjon for befolkning og offentlighet

Gode arkivtjenester er viktig for de som jobber i en kommune, men også for befolkningen og offentligheten generelt.

– Det handler om å gjøre informasjon lettere tilgjengelig for alle. Digitaliseringen av arkiv, som vi er godt i gang med gjør for eksempel at vi kan svare på henvendelser fra journalister raskere, og mer effektivt hjelpe innbyggere som trenger innsyn eller tilgang til dokumenter, sier Gleditsch.

IKA Kongsberg er nettopp ferdig med å digitalisere byggesaksarkivet til kommunen. Det betyr i praksis at papirbaserte dokumenter nå også er tilgjengelig digitalt.

– Byggesaker er spesielt viktig for en kommune. På dette området er det ofte mye kontakt med både innbyggere og utbyggere. Disse sakene har også stor offentlig interesse, for eksempel når det avdekkes ulovligheter i strandsonen. Den nye løsningen er et kvalitetsmessig kvantesprang og nå sparer vi tid internt og kan gi innsyn og svare opp henvendelser mye raskere enn før. Vi yter rett og slett bedre service til innbyggerne, forteller Gleditsch.

Kvinne og mann som jobber inne blant arkivhyller

Får til mer i fellesskap enn alene

Sandefjord kommune er en stor kommune, faktisk Norges 14. største. Dermed er de i stand til å drive de fleste kommunale tjenestene selv, men Gleditsch er overbevist om at man får til mer i fellesskap enn alene.

– Det er vanskelig å tiltrekke seg den beste kompetansen til små enheter. Og vi måtte brukt flere ressurser på å levere det IKA Kongsberg nå leverer enn det IKA bruker for å få til det samme. En større enhet er åpenbart mer rasjonelt og effektivt, samtidig som det gir oss enklere tilgang til den kompetansen vi trenger til enhver tid.

Mer digitalisering

I tiden fremover kommer Sandefjord kommune til å fortsette det gode samarbeidet med IKA Kongsberg og ta i bruk enda flere tjenester.

– Vi ønsker å jobbe med mer digitalisering i byggesaksarkiv, mer automatiserte løsninger for dokumentfangst og ønsker oss beste praksis-eksempler og råd og veiledning knyttet til dokumentasjonsforvaltning. I fremtiden håper vi å få på plass enda flere løsninger som innbyggerne kan søke i selv, sier ordføreren som er mener at et velfungerende arkiv er helt avgjørende for en kommune og dens innbyggere.

– Kommunens verdier er åpenhet og tilgjengelighet. Da trenger vi gode arkivløsninger. Det handler rett og slett om omdømmet vårt. Har vi orden og system i arkivene er vi, og blir vi sett på, som profesjonelle. Derfor er IKA Kongsberg og deres arkivtjenester helt avgjørende for oss.